Jurnalele si agendele ne ajuta sa dam importanta unei datei care ia in considerare atat planificarea, cat si documentarea proiectelor. De la profesionisti din domeniul afacerilor si utilizatori tehnici, pana la studenti si artisti, o agenda este pentru oricine doreste niste note bine organizate care va ajuta sa duceti proiectele inainte.
De ce avem nevoie de agenda?
Puteti intreba: „De ce avem nevoie de o agenda? Stim cu totii ce vom discuta. „Pregatirea agendei necesita timp, iar in unele intalniri oamenii nu se uita nici macar la asta. Agenda este un contract intre participantii la intalnire in timpul intalnirii. Ei se angajeaza la timpul alocat fiecarui articol de discutie si sunt de acord cu privire la ce trebuie discutat (sau nu). Unii oameni sunt profesionisti in deturnarea intalnirii. Ei vor directiona discutia catre un subiect care nu este pe ordinea de zi si vor consuma timpul de intalnire pentru a discuta agenda lor personala. De cele mai multe ori, vor incepe cu un comentariu socant sau exagerat, care ar atrage atentia tuturor, apoi va adresa o intrebare unuia dintre participanti (sau presedintelui sedintei) pentru a raspunde. Cand vor termina discutia pe aceasta tema, vor mentiona ca „O situatie similara sau poate mai rau este despre …” si discutia va continua sa serveasca agenda lor personala. Vor consuma majoritatea timpului intalnirii inainte ca cineva sa observe asta. Cea mai buna solutie pentru astfel de oameni este sa spui „Sunt sigur ca acesta este un subiect important pe care il aduceti la intalnire, dar nu este mentionat pe ordinea de zi. Vom programa acest lucru la sfarsitul intalnirii sau puteti cere o intalnire separata pentru a va oferi timpul necesar. ”
Unul dintre primele semne ale unei intalniri bune este o agenda bine scrisa. Agenda ar trebui sa aiba titlul intalnirii (subiectul) si timpul de incepere si de incheiere. Fiecare persoana ar trebui sa isi noteze in jurnalul sau ori agenda proprie lucrurile importante despre care se discuta. Locatia exacta a intalnirii trebuie indicata in mod clar. Veti avea nevoie de o harta cu indicatii clare (cum ar fi hartile Google) daca unii dintre participantii la intalnire sunt noi in locatia intalnirii. Ordinea de zi ar trebui sa aiba o lista a articolelor de discutie scrise in limbaj simplu si clar. Evitati lingoul comercial, argou, abrevieri sau declaratii generale cum ar fi Estimati cat timp va lua fiecare element din lista si il va inregistra langa el. Participantii vor sti cat timp este disponibil pentru acel element si sa fie gata sa-si termine discutia in timpul disponibil. Ei pot apela si solicita timp suplimentar inainte de a afirma ordinea de zi sau cel putin inainte ca intalnirea sa inceapa. Adaugati intotdeauna 5-10 minute la sfarsitul agendei pentru articole noi.
Participantii la intalnire pot citi agenda si se pot pregati pentru discutie prin cercetarea subiectului si pregatirea unor documente importante (tabele, desene sau harti) pentru a-si sustine argumentul. Fara agenda sau un jurnal propriu, unii participanti ar putea raspunde ca nu stiau ca se va discuta subiectul XYZ.
Jurnal in fiecare zi
Pastrarea unui jurnal personal, o analiza si o situatie zilnica in profunzime a experientelor dvs. este o activitate de mare importanta care mareste gradul de constientizare de sine si imbunatateste toate dotarile si sinergia dintre ele.
Comentarii Recente