Cat de importanta este depozitarea documentelor pentru o companie?

Astazi va prezint un articol legat de depozitarea documentelor

Depozitarea documentelor este proces foarte important pentru buna functionare a activitatii oricarei companii, fie ea de mici sau mari dimensiuni. Am descoperit important acestui proces cand practic m-am lovit de el, cand eficienta devenise o provocare in activitatile firmei pe care o detin. Mi-am dat seama ca aceasta problema este de fapt o problema de organizare si mai exact de stocare documente.

Practic, la noi depozitarea documentelor nu exista. Toate documentele erau „aruncate” in anumite locuri „dedicate” si asta era tot, pana cand am ajuns sa am nevoie sa accesez anumite informatii din cele „aruncate cu grija. Atunci am realizat ca proces de stocare documente inseamna destul de mult pentru desfasurarea activitii in cele mai bune conditii si este, asa cum am mentionat anterior, direct proportionala cu eficienta firmei.

Depozitarea documentelor trebuie facuta intr-un mod eficient

Depozitarea documentelor trebuie sa fie executata intr-un mod cat mai eficient pentru ca activitatea companiei sa beneficieze de pe urma ei. Cand discutam despre stocare documente, trebuie sa avem in minte, in primul rand, o organizare eficienta. Organizare eficienta sunt de fapt cuvintele care descriu cel mai bune un proces de depozitare documente efectuat in cel mai bun mod.

Acest proces are ca drept scop nu doar administrarea documentelor ce vor fi folosite imediat, ci si pe cele de care vei avea nevoie la un momentan. Am spus asta, deoarece o administrare eficienta te ajuta sa iti accesezi documentele atunci cand ai nevoie, chiar daca nu ai nevoie acum. Asadar, este evident ca documentele depozitate trebuie sa poate fi accesate cat mai usor si intr-un timo foarte scurt atunci cand este cazul.

Daca nu efectuezi depozitarea documentelor intr-um mod eficient vei avea batai de cap in momentul in care vrei sa accesezi o informatie si n-ai idee unde este, iar acest lucru se traduce practic intr-un timp irosit pentru gasirea ei.

Pentru depozitarea documentelor eu am apelat la Iron Mountain

Avand in vedere ca informatiile au inceput sa fie din ce in ce mai numeroase si nu aveam spatiu suficient pentru a le depozita am ales sa colaborez cu o companie si anume Iron Mountain. Astfel, am scapat de grija documenteleor care sunt depozitate in cele mai bune conditii in depozitele lor, iar pretul platit este mult mai mic in comparatie cu cel pe care l-as fi platit in cazul in care alegeam sa inchiriez eu un spatiu si sa desemnez o persoana care sa se ocupe stric de depozitarea documentelor.

Daca aveti nevoie de mai multe informatii despre serviciul de depozitare documente gasiti aici: http://www.ironmountain.ro/whatwedo/records-management-and-storage.asp